Praca w branży eventowej jest wyjątkowa. Nienormowany czas pracy, milion rzeczy do ogarnięcia jednocześnie, a często nawet na wczoraj… Brzmi znajomo? Prawda jest taka, że to wszystko da się przeżyć. Pod jednym warunkiem – jeśli lubisz to, co robisz. Niestety, nie wszystko zależy od nas i czasem zdarzają się sytuacje kryzysowe w event marketingu. Zdarzają się “eventowe pożary”, czyli nieprzewidziane zdarzenia, z którymi każdy event menadżer będzie musiał się zmierzyć. Jak to zrobić i nie zwariować? Odpowiedź w dzisiejszym artykule.

Sytuacje kryzysowe w event marketingu

Klęska urodzaju, czyli nadmiar gości

Duża liczba uczestników, którzy świetnie się bawią, cieszy każdego event managera. Co jednak, gdy gości jest za dużo? To oznacza tłok, kolejki, zbyt mało atrakcji. A w konsekwencji – klapę eventu i hejt w mediach społecznościowych.

Sprzęt lub artysta nie dojedzie na czas

Ciężarówka ze sprzętem złapała gumę? Artystka straciła głos, a magik złamał nogę? Stało się i się nie odstanie. Musisz działać i zagospodarować czas uczestnikom imprezy. Najlepiej w taki sposób, aby nie domyślili się, że coś poszło nie tak i właśnie realizujesz plan B.

Problem z animatorem lub cosplayerką

Animatorka miała zostać do 23.00, ale nagle bardzo rozbolał ją ząb. Kolejka dzieci, które chcą sobie zrobić zdjęcie z ulubioną bajkową postacią, podpowiada Ci, że za chwilę rozpocznie się zbiorowy płacz i pretensje rodziców? Masz tylko kilka minut na to, aby uratować sytuację i aby event nie zmienił się w horror.


Jak gasić pożary w branży eventowej

Postaw na dialog

Milczenie w tym przypadku wcale nie jest złotem. Dialog z uczestnikami, którzy czują się zawiedzeni, może choć trochę zażegnać kryzys. W końcu każdy z nas jest człowiekiem i sytuacje kryzysowe najlepiej to pokazują. Bardzo ważne jest to, żeby z gośćmi porozmawiała osoba kompetentna. Najlepiej taka, która piastuje kierownicze stanowisko. To trochę tak, jak podczas strajku. Protestujący chcą rozmawiać tylko z osobą, która może rozwiązać ich problem, a nie z wydelegowanym kozłem ofiarnym.

Wystosuje oficjalne oświadczenie

Zrób to dość szybko. Nie tylko w miejscu imprezy, ale również w mediach społecznościowych. Pamiętaj, że złe wiadomości rozchodzą się tam lotem błyskawicy. Co może skutecznie zniszczyć wizerunek firmy.

Zawsze miej plan B

Jaki jest najskuteczniejszy sposób zapobiegania kryzysom w event marketingu? Przewidzenie ich! Chodzi o to, aby zawsze mieć coś w zanadrzu. Atrakcje, dzięki której ktoś z Twojego zespołu nie będzie opowiadał kawałów przez godzinę. Tak zrobił Maciej Stuhr,  kiedy zawiódł sprzęt na jednym ze znanych festiwali. Umówmy się jednak – nie każdy jest Maciejem Stuhrem. Warto jednak wybrać coś, co nie będzie mniej interesujące od pierwotnej atrakcji. Przecież nie zawsze uczestnicy eventu muszą wiedzieć, że coś jest nie tak. W tym przypadku doskonale sprawdzi się aplikacja mobilna Zbierz Drużynę. Dzięki gotowym grom z katalogu, możesz zaoferować swoim gościom interaktywną zabawę – szybko i bez dodatkowego sprzętu. Nasze gry opierają się na geolokalizacji, co oznacza, że możemy ją uruchomić dla Ciebie w każdym miejscu!

Chcesz sprawdzić jak to działa? Wypróbuj demo!

Opracuj strategię

Ten punkt łączy się z poprzednim. Przewiduj, co może się stać i ułóż plan działania w przypadku kryzysowej sytuacji. Podziel zadania i osoby za nie odpowiedzialne: kogoś, kto wyjaśni sytuację uczestnikom, osobę odpowiedzialną za komunikację w social mediach oraz kogoś, kto zajmie się planem B.